Die moderne Arbeitswelt entwickelt sich permanent weiter. Es liegt auf der Hand, dass das Handling von Dokumenten dabei keine Ausnahme ist. Heutzutage ist effizientes Dokumentenhandling ein entscheidender Faktor für reibungslose Workflows in Unternehmen. Es spart Zeit, verbessert die Produktivität, fördert die Zusammenarbeit und schont die Umwelt. Eine Studie der AIIM (Association for Information and Image Management) zeigt, dass elektronisches Dokumentenhandling den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.

Ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zum effizienten Handling von Dokumenten ist der Wechsel von Arbeitsplatzdruckern zum Follow-Me-Printing. Dabei wird das zu druckende Dokument nicht sofort an einen Drucker weitergegeben. Es wird stattdessen so lange in einer „virtuellen Warteschlange“ zwischengespeichert, bis es an einem mit dieser Funktionalität ausgestatteten Gerät freigegeben und gedruckt wird.

Der Wechsel zum Follow-Me-Printing bietet viele Vorteile:

• Kostenreduzierung
  Weniger Drucker bedeuten geringere Anschaffungs- und Wartungskosten sowie eine Reduzierung des Energieverbrauchs.
• Nachhaltigkeit
  Der Papierverbrauch reduziert sich deutlich. Umwelt und Klima werden geschont.
• Sicherheit
  Dank der obligatorischen Authentifizierung vor jedem Druckvorgang schützt Follow-Me-Printing vertrauliche Dokumente vor unbefugtem Zugriff.
• Effizienzsteigerung
  Optimierte Arbeitsabläufe sparen Zeit und Ressourcen.

Wie eine Umstellung von vielen Arbeitsplatzdruckern auf eine überschaubare Zahl an Abteilungsdruckern in Kombination mit passenden Softwarelösungen erfolgreich umgesetzt wurde, zeigt unser Praxisbeispiel der Handwerkskammer zu Köln. „Durch den erzielten, wesentlich niedrigeren, Supplies-Verbrauch konnten wir eine spürbare Prozessoptimierung und eine deutliche Kostenreduzierung erreichen. Mit der Scan-Funktionalität an den meisten Geräten haben sich auch unsere Möglichkeiten für eine rein digitale Dateiablage entscheidend verbessert“, resümiert HWK IT-Leiter Ralf Küpper.

Sie benötigen Unterstützung bei der Optimierung Ihres Dokumentenhandlings? Unsere Experten helfen Ihnen gerne. Sie erreichen uns unter 02421 8008-20 oder mail@ehser-office.de.